Zagraniczny dostawca przygotowujący wysyłkę do Euroazjatyckiej Unii Gospodarczej może otrzymać od importera prostą prośbę: „Potrzebujemy certyfikatu EAC”.

Producent może już mieć dokumentację CE, raporty z badań i kompletną dokumentację techniczną. Określenie użyte przez importera nie przesądza jednak, jaki dokument jest wymagany. Zależnie od produktu i właściwych przepisów technicznych prawidłowa ścieżka może obejmować certyfikat EAC, deklarację zgodności EAC albo inny dokument potwierdzający zgodność.

Certyfikat i deklaracja nie są zamiennymi wariantami do swobodnego wyboru. Właściwą formę należy ustalić przed wyborem wnioskodawcy, rozpoczęciem badań, zatwierdzeniem oznakowania lub wysyłką produktu.

Certyfikat i deklaracja EAC potwierdzają zgodność w różny sposób

Oba dokumenty mogą potwierdzać zgodność z przepisami technicznymi EAEU, ale różnią się procedurą, sposobem oceny dokumentów i badań oraz zakresem odpowiedzialności.

Certyfikat EAC

Certyfikat EAC wydaje akredytowana jednostka certyfikująca po przeprowadzeniu działań wymaganych przez właściwe przepisy techniczne i wybrany schemat oceny zgodności.

Jednostka certyfikująca ocenia zgodność produktu w ramach danego schematu. Procedura może obejmować identyfikację produktu, analizę dokumentacji, pobranie i badanie próbek, ocenę warunków produkcji oraz późniejszy nadzór – jeżeli jest wymagany.

Jednostka odpowiada za swoją decyzję certyfikacyjną. Producent i wnioskodawca nadal odpowiadają za zgodność produktu, prawidłowość zakresu dokumentu oraz realizację obowiązków wynikających z wybranego schematu.

Deklaracja zgodności EAC

Deklarację zgodności EAC przyjmuje wnioskodawca. Staje się ona ważna po rejestracji zgodnie z właściwą procedurą.

Wnioskodawca przygotowuje i przechowuje materiał dowodowy oraz przyjmuje bezpośrednią odpowiedzialność za zadeklarowaną zgodność. Zależnie od schematu może być również wymagany udział akredytowanego laboratorium lub innego podmiotu oceniającego zgodność.

Deklaracji nie należy traktować jako uproszczonego certyfikatu. Niektóre schematy dopuszczają wykorzystanie dokumentów i badań zgromadzonych przez wnioskodawcę, natomiast inne wymagają udziału akredytowanych podmiotów w procedurze.

Certyfikat również nie oznacza, że jednostka certyfikująca przejmuje całą odpowiedzialność za produkt. Producent musi nadal wytwarzać wyroby zgodne z zatwierdzoną dokumentacją, przebadanymi próbkami i warunkami produkcji objętymi oceną.

Właściwa forma zależy od klasyfikacji produktu

Ani dostawca, ani importer nie mogą wybrać certyfikatu lub deklaracji wyłącznie na podstawie ceny, szybkości procedury czy preferencji handlowych. Wymagana forma wynika z przepisów technicznych, klasyfikacji produktu i dostępnych ścieżek oceny zgodności.

Przy ustalaniu właściwego dokumentu należy sprawdzić:

• czym jest produkt i jakie jest jego przeznaczenie;
• które przepisy techniczne EAEU mogą mieć zastosowanie;
• jaka forma potwierdzenia zgodności jest przewidziana dla danej kategorii produktu;
• czy dokument ma obejmować produkcję seryjną, określoną partię czy pojedynczy wyrób;
• jakie schematy oraz rodzaje dokumentów i badań są dopuszczalne w danym przypadku.

Nazwa handlowa lub kod HS mogą pomóc rozpocząć analizę, ale zwykle nie wystarczają do podjęcia wiarygodnej decyzji. Produkty o podobnym opisie celnym mogą podlegać różnym ścieżkom ze względu na funkcję, konstrukcję, parametry techniczne lub warunki użytkowania.

Możliwa jest również sytuacja odwrotna – kilka modeli może zostać objętych jednym projektem, jeżeli różnice techniczne są prawidłowo opisane, a dostępne dokumenty i badania obejmują cały zakres modeli.

Jeżeli klasyfikacja nie jest jednoznaczna, przed przygotowaniem wniosku warto przeprowadzić wstępną ocenę regulacyjną.

Schemat jest równie ważny jak rodzaj dokumentu

Określenia „certyfikat” i „deklaracja” wskazują formę potwierdzenia zgodności, ale nie opisują całej procedury.

Schemat łączy dokument z rzeczywistym sposobem dostawy, rolą wnioskodawcy, wymaganym materiałem dowodowym oraz działaniami, które należy przeprowadzić. Dostępne schematy trzeba każdorazowo sprawdzić na podstawie właściwych przepisów technicznych.

Produkcja seryjna

Należy sprawdzić uprawnienia wnioskodawcy, dane producenta i zakładów produkcyjnych, reprezentatywne modele, wymagane badania oraz ewentualną ocenę warunków produkcji i późniejszy nadzór.

Określona partia

Znaczenie mają umowa i dane dostawy, wielkość partii, rola wnioskodawcy, identyfikacja próbek oraz dokumenty i badania odnoszące się do produktów z danej partii.

Pojedynczy wyrób

Konieczna jest dokładna identyfikacja produktu, w tym numer seryjny, jeżeli ma zastosowanie, sposób dostawy oraz materiał dowodowy dotyczący konkretnej jednostki.

Schemat dla partii nie może automatycznie obejmować przyszłych dostaw seryjnych. Dokumentu dla produkcji seryjnej nie należy przygotowywać bez wcześniejszego potwierdzenia producenta, zakładów produkcyjnych, zakresu modeli i struktury wnioskodawcy.

Wybór dokumentu przed analizą produktu, a następnie próba dopasowania projektu do najwygodniejszego schematu, często prowadzą do przygotowania dokumentacji, której nie można skutecznie wykorzystać w projekcie.

Dwa scenariusze dostaw mogą prowadzić do różnych ścieżek

Regularne dostawy zagranicznego producenta

Europejski producent planuje regularne dostawy przemysłowych urządzeń elektrycznych za pośrednictwem kilku dystrybutorów w EAEU.

Przed rozpoczęciem procedury należy ustalić:

• właściwe przepisy techniczne;
• wymaganą formę potwierdzenia zgodności;
• modele i konfiguracje objęte projektem;
• uprawnionego wnioskodawcę z siedzibą w EAEU;
• dokumenty i badania wymagane w schemacie dla produkcji seryjnej;
• konieczność oceny warunków produkcji lub późniejszego nadzoru.

Importer może nadal używać określenia „certyfikat EAC”, ale ostateczną formę można potwierdzić dopiero po sprawdzeniu kategorii produktu i właściwych wymagań.

Istotny jest również wybór wnioskodawcy. Jeżeli dokument zostanie powiązany z jednym dystrybutorem bez uwzględnienia przyszłych kanałów sprzedaży, producent może napotkać trudności przy dodawaniu kolejnych importerów lub zmianie struktury dystrybucji.

Jednorazowa partia dla konkretnego importera

Dostawca planuje jednorazową wysyłkę na podstawie określonej umowy. Importer proponuje deklarację, ponieważ dostawa obejmuje tylko ograniczoną partię.

Charakter dostawy może wpływać na dostępny schemat i krąg uprawnionych wnioskodawców, ale nie przesądza automatycznie o formie dokumentu. Najpierw należy sprawdzić, czy właściwe przepisy dopuszczają deklarację dla danej kategorii produktu.

Materiał dowodowy musi odnosić się do rzeczywistej partii – opisu produktu, liczby sztuk, modeli, dokumentów handlowych lub wysyłkowych oraz przebadanych próbek. Dokument przygotowany dla określonej partii nie obejmuje automatycznie kolejnych dostaw wykraczających poza jego zakres.

„Produkcja seryjna czy partia” oraz „certyfikat czy deklaracja” to dwie odrębne decyzje. Każda z nich wymaga osobnej weryfikacji.

Rola wnioskodawcy zależy od projektu

W większości ścieżek certyfikacji i deklarowania EAC zagraniczny producent, który nie ma siedziby w EAEU, nie może samodzielnie występować jako wnioskodawca. Zwykle wymagany jest uprawniony podmiot zarejestrowany w jednym z państw członkowskich EAEU.

Zależnie od przepisów, formy dokumentu i schematu wnioskodawcą może być:

• producent mający siedzibę w EAEU;
• upoważniony przedstawiciel zagranicznego producenta;
• sprzedawca lub importer w przypadku partii albo pojedynczego wyrobu, jeżeli jest to dopuszczalne.

Dokładną kategorię wnioskodawcy należy sprawdzić zgodnie z właściwymi wymaganiami. Wybór pierwszego dostępnego importera może później powodować problemy z kontrolą nad dokumentem, przechowywaniem materiału dowodowego i obsługą kolejnych kanałów dystrybucji.

W przypadku deklaracji wnioskodawca przyjmuje deklarację i odpowiada bezpośrednio za dokumentację potwierdzającą zgodność. Rejestracja, zawieszenie i zakończenie ważności deklaracji odbywają się zgodnie z właściwą procedurą.

W przypadku certyfikacji wnioskodawca współpracuje z jednostką certyfikującą i musi wykonywać obowiązki wynikające z wybranego schematu oraz konieczności utrzymania zgodności certyfikowanego produktu.

Wymagania dotyczące dokumentów i badań zależą od wybranej ścieżki

Nie wystarczy ustalić, czy dostawca ma „raport z badań”. Trzeba sprawdzić, czy dostępne dokumenty i wyniki badań są odpowiednie dla wymaganej formy oraz wybranego schematu.

Weryfikacja powinna obejmować:

• modele i konfiguracje wskazane w raportach;
• zgodność danych producenta i zakładu produkcyjnego z planowanym dokumentem;
• zgodność przebadanego produktu z końcową konfiguracją dostawy;
• normy i wymagania techniczne objęte oceną;
• konieczność udziału akredytowanego laboratorium;
• potrzebę dodatkowych badań, oceny warunków produkcji lub uzupełnienia dokumentacji technicznej.

Istniejące dokumenty CE, CB, IEC lub EN mogą pomóc, ale nie przesądzają, czy produkt wymaga certyfikatu czy deklaracji EAC. Mogą wspierać wybraną ścieżkę, jeżeli pozwalają na to właściwe wymagania oraz zasady udziału odpowiednich podmiotów w procedurze.

Raport dotyczący wcześniejszego modelu, innego zakładu produkcyjnego, odmiennych parametrów lub tylko jednego komponentu może być technicznie prawidłowy, ale nieodpowiedni dla gotowego produktu objętego projektem EAC.

Typowe błędy przy wyborze między certyfikatem a deklaracją

• zamawianie certyfikatu tylko dlatego, że importer użył słowa „certyfikat”;
• wybór deklaracji, ponieważ wydaje się szybsza lub tańsza;
• założenie, że dostawca może swobodnie wybrać jedną z dwóch form;
• traktowanie deklaracji zgodności UE jako deklaracji zgodności EAC;
• stosowanie schematu dla partii do powtarzających się dostaw seryjnych;
• wybór wnioskodawcy przed sprawdzeniem jego dopuszczalnej roli;
• korzystanie z raportów, które nie obejmują całego zakresu modeli lub końcowej konfiguracji;
• umieszczenie znaku EAC przed zakończeniem wszystkich wymaganych procedur oceny zgodności.

Znak EAC potwierdza przeprowadzenie wszystkich wymaganych procedur oceny zgodności wynikających z przepisów technicznych mających zastosowanie do produktu. Oznakowanie należy więc zatwierdzić dopiero po określeniu pełnego zakresu wymagań i ostatecznej ścieżki projektu.

Kontrolowana ścieżka do właściwego dokumentu

Identyfikacja produktu

Należy określić produkt, jego przeznaczenie i końcową konfigurację.

Potwierdzenie scenariusza dostawy

Trzeba ustalić, czy projekt dotyczy produkcji seryjnej, określonej partii czy pojedynczego wyrobu.

Określenie właściwych wymagań

Należy zidentyfikować przepisy techniczne EAEU i kategorie produktów, które mogą mieć zastosowanie.

Ustalenie wymaganej formy

Trzeba potwierdzić, czy właściwą formą jest certyfikat, deklaracja czy inny dokument potwierdzający zgodność.

Wybór schematu

Należy wybrać schemat dopuszczony dla rzeczywistego scenariusza dostawy.

Weryfikacja wnioskodawcy

Trzeba sprawdzić, kto może wystąpić jako wnioskodawca.

Analiza dokumentacji i materiału dowodowego

Dostępną dokumentację techniczną, raporty oraz pozostałe materiały należy porównać z wymaganiami wybranej ścieżki.

Identyfikacja braków

Należy określić brakujące badania, dokumenty, działania związane z oceną produkcji lub ustalenia dotyczące wnioskodawcy.

Kontrola danych przed wysyłką

Przed zatwierdzeniem oznakowania i podjęciem decyzji o wysyłce trzeba sprawdzić końcową nazwę produktu, modele, producenta, zakłady produkcyjne, wnioskodawcę oraz zakres wymagań.

Takie podejście zapobiega budowaniu projektu wokół nieformalnej prośby importera lub dokumentu przygotowanego wcześniej dla pozornie podobnego produktu.

Co przesłać do wstępnej oceny ścieżki

Ukierunkowany zestaw informacji zwykle wystarcza, aby wstępnie określić możliwą formę, schemat i najważniejsze braki w dokumentach oraz materiale dowodowym:

• opis produktu i jego przeznaczenie;
• docelowy kraj lub kraje EAEU;
• kod HS, jeżeli jest dostępny;
• wykaz modeli wraz z opisem różnic technicznych;
• planowany charakter dostaw – produkcja seryjna, partia lub pojedynczy wyrób;
• karta katalogowa lub specyfikacja techniczna;
• instrukcja i fotografie tabliczki znamionowej;
• dane producenta i zakładów produkcyjnych;
• dostępne certyfikaty i raporty z badań;
• dane proponowanego importera lub wnioskodawcy, jeżeli został już wybrany.

Jak SITIX wspiera projekty certyfikacji i deklarowania EAC

SITIX pomaga zagranicznym producentom, eksporterom, importerom i dystrybutorom określić możliwą ścieżkę oceny zgodności EAEU przed złożeniem wniosku, rozpoczęciem badań lub podjęciem decyzji o wysyłce.

Wsparcie może obejmować analizę produktu i zakresu modeli, weryfikację możliwej ścieżki certyfikacji lub deklarowania, sprawdzenie schematu i roli wnioskodawcy, identyfikację braków w dokumentach i materiale dowodowym, wsparcie w przygotowaniu dokumentacji technicznej, koordynację badań oraz komunikację z właściwymi jednostkami certyfikującymi, laboratoriami i lokalnymi partnerami.

Jeżeli importer poprosił o „certyfikat EAC”, prześlij do SITIX opis produktu, wykaz modeli, planowany charakter dostaw, kraj docelowy, kartę katalogową, instrukcję, fotografie tabliczki znamionowej oraz dostępne raporty. Sprawdzimy, czy należy rozważyć certyfikację, deklarowanie czy inną ścieżkę potwierdzenia zgodności, a także wskażemy kwestie wymagające wyjaśnienia przed rozpoczęciem procedury.