Producent może już posiadać dokumentację CE, raporty z badań, specyfikacje techniczne i kompletną instrukcję produktu, gdy importer lub dystrybutor zwróci się z pytaniem o certyfikację EAC. Problem często nie polega na braku dokumentów, lecz na ustaleniu, które z nich są istotne, czy dotyczą dokładnie produktu planowanego do dostawy i jakich informacji nadal brakuje.

Weryfikacja dokumentacji przed wysyłką pozwala wcześniej wykryć niespójności, lepiej określić możliwą ścieżkę oceny zgodności i ograniczyć ryzyko, że braki dokumentacyjne ujawnią się dopiero po zakończeniu produkcji, przygotowaniu oznakowania lub ustaleniu logistyki.

Nie istnieje jedna lista dokumentów EAC dla wszystkich produktów

Zakres dokumentów potrzebnych w projekcie certyfikacji EAC zależy od samego produktu oraz od ścieżki oceny zgodności, która może mieć zastosowanie.

Maszyny przemysłowe, urządzenia elektryczne, urządzenia ciśnieniowe, szafy sterownicze i inne produkty mogą wymagać różnych danych technicznych. Znaczenie mogą mieć również przeznaczenie produktu, jego parametry techniczne, zakres modeli, konfiguracja oraz to, czy dostawa dotyczy produkcji seryjnej, określonej partii czy konkretnego projektu.

Dlatego celem nie powinno być zebranie wszystkich dokumentów technicznych dostępnych w firmie.

Na początku warto przede wszystkim odpowiedzieć na trzy pytania:

• Czym dokładnie jest produkt?
• Jakie modele i konfiguracje będą dostarczane?
• Jakie dokumenty i materiały techniczne są już dostępne dla tych produktów?

Gdy te kwestie są jasno określone, znacznie łatwiej wskazać braki w dokumentacji i zaplanować kolejne kroki.

Zacznij od prawidłowej identyfikacji produktu

Identyfikacja produktu powinna zwykle poprzedzać szczegółowe przygotowanie dokumentacji.

Przydatny pakiet początkowy może obejmować:

• handlową i techniczną nazwę produktu;
• przeznaczenie produktu;
• nazwę producenta i informacje o miejscu produkcji;
• numery modeli, typów lub artykułów;
• pełną listę modeli;
• kod HS, jeśli jest dostępny;
• kartę danych lub specyfikację techniczną;
• zdjęcia produktu;
• projekt tabliczki znamionowej lub etykiety;
• opis konfiguracji przeznaczonej do dostawy.

Szczególnie istotna jest lista modeli.

Producent może oferować jedną rodzinę produktów pod kilkoma oznaczeniami, różniącymi się silnikami, wydajnością, wymiarami, parametrami elektrycznymi lub systemami sterowania. Takie różnice powinny być jasno wskazane od początku projektu.

W przeciwnym razie może się okazać, że raport z badań obejmuje jedną konfigurację, podczas gdy planowany dokument EAC ma dotyczyć kilku modeli.

Podobnie należy podejść do nazewnictwa produktu. Jeżeli w karcie danych występuje jedno oznaczenie modelu, w instrukcji inne, a na tabliczce znamionowej jeszcze inne, zależność między nimi należy wyjaśnić przed przygotowaniem końcowego pakietu dokumentów.

Sprawdź spójność dokumentów, zanim zaczniesz przygotowywać kolejne

Duża liczba dokumentów nie oznacza automatycznie, że dokumentacja jest dobrze przygotowana.

Przed opracowywaniem dodatkowych materiałów warto sprawdzić, czy podstawowe dokumenty rzeczywiście opisują ten sam produkt.

W ramach wstępnej kontroli szczególnie warto porównać pięć elementów:

• producenta;
• model lub rodzinę modeli;
• parametry techniczne;
• konfigurację produktu;
• wersję produktu lub dokumentu.

Przykładowo raport z badań bezpieczeństwa elektrycznego może być prawidłowy technicznie, ale odnosić się do wcześniejszej wersji produktu. Instrukcja może dotyczyć aktualnego modelu, lecz wskazywać inne parametry elektryczne niż tabliczka znamionowa. Certyfikat może dotyczyć właściwego producenta, ale nie obejmować modelu planowanego do dostawy.

Takie sytuacje nie oznaczają automatycznie, że dokumentów nie można wykorzystać. Oznaczają natomiast, że należy sprawdzić ich zakres i zgodność z rzeczywiście dostarczanym produktem.

Specyfikacje techniczne i karty danych

Materiały handlowe mogą pomóc w identyfikacji produktu, ale często nie zawierają wystarczających informacji do oceny zgodności.

Karta danych technicznych powinna przedstawiać parametry pozwalające zrozumieć, czym jest produkt i jak działa.

W zależności od urządzenia przydatne mogą być informacje takie jak:

• napięcie znamionowe i sposób zasilania;
• moc zainstalowana lub pobór mocy;
• wymiary i masa;
• warunki pracy;
• zastosowane materiały;
• funkcje i tryby pracy;
• właściwości ochronne;
• interfejsy;
• ciśnienie, temperatura lub pojemność;
• funkcje związane z bezpieczeństwem;
• warunki instalacji.

Zakres istotnych parametrów zależy od produktu.

W przypadku urządzeń elektrycznych kluczowe znaczenie mogą mieć napięcie zasilania i parametry elektryczne. Przy urządzeniach ciśnieniowych znaczenie mogą mieć ciśnienie, objętość, temperatura i medium. Jeżeli produkt zawiera funkcje bezprzewodowe, technologie radiowe i ich parametry techniczne mogą wymagać odrębnej oceny.

Na tym etapie nie chodzi o stworzenie uniwersalnego wzoru karty technicznej. Celem jest przekazanie wystarczających danych do prawidłowej identyfikacji produktu.

Instrukcja użytkowania i dokumentacja instalacyjna

Instrukcja pomaga potwierdzić, w jaki sposób producent przewiduje instalację, użytkowanie i konserwację produktu.

W zależności od produktu przydatne mogą być:

• instrukcja użytkowania;
• instrukcja instalacji;
• instrukcja konserwacji;
• instrukcja montażu;
• procedury obsługi;
• odpowiednie informacje dotyczące bezpieczeństwa.

W przypadku bardziej złożonych urządzeń przemysłowych pomocne mogą być również schematy lub opisy funkcjonalne wyjaśniające końcową konfigurację.

Najważniejsza pozostaje spójność.

Numer modelu, parametry techniczne i konfiguracja opisana w instrukcji powinny odpowiadać produktowi podlegającemu ocenie. Stara instrukcja odnosząca się do wcześniejszej wersji produktu może powodować dodatkowe pytania, nawet jeśli różnice wydają się niewielkie.

Rysunki i schematy dla produktów złożonych

Nie każdy projekt wymaga przekazania całego archiwum konstrukcyjnego już na etapie wstępnej oceny.

Rysunki i schematy mogą jednak mieć znaczenie, jeżeli sama karta danych i instrukcja nie pozwalają wystarczająco dokładnie zrozumieć produktu.

Dotyczy to szczególnie:

• maszyn;
• szaf i paneli sterowniczych;
• zespołów urządzeń;
• skidów;
• linii produkcyjnych;
• systemów ciśnieniowych;
• urządzeń składających się z kilku głównych komponentów.

W zależności od produktu pomocne mogą być schematy elektryczne, rysunki ogólne, rysunki montażowe, schematy procesowe lub informacje o komponentach.

Celem jest wyjaśnienie, jaki produkt końcowy będzie dostarczany, a nie przekazywanie wszystkich rysunków powstałych podczas prac projektowych.

Istniejące certyfikaty i raporty z badań

Producenci często posiadają już dokumenty dotyczące zgodności przygotowane dla innych rynków.

Mogą to być między innymi:

• deklaracja zgodności CE;
• certyfikat CB i raport z badań CB;
• raporty z badań według IEC lub EN;
• raporty EMC;
• raporty z badań bezpieczeństwa elektrycznego;
• istniejące certyfikaty lub deklaracje EAC;
• certyfikaty krajowe;
• inne raporty z badań wykonanych przez strony trzecie.

Warto poddać je ocenie, ponieważ mogą zawierać przydatne informacje techniczne.

Samo posiadanie certyfikatu lub raportu nie oznacza jednak, że dokument będzie odpowiedni dla nowego projektu EAC.

Należy sprawdzić zgodność dokumentu w zakresie:

• producenta;
• produktu lub rodziny modeli;
• parametrów technicznych;
• konfiguracji;
• wersji produktu;
• zakresu przeprowadzonych badań.

Nie należy automatycznie zakładać, że raport dotyczący jednego modelu obejmuje całą rodzinę produktów. Podobnie raport dla komponentu lub modułu nie powinien być automatycznie traktowany jako dokument dotyczący kompletnego produktu końcowego.

Istniejące dokumenty CE, CB, IEC lub inne mogą wspierać ocenę, ale możliwość ich wykorzystania należy sprawdzić w odniesieniu do konkretnego produktu i planowanej ścieżki EAC.

Informacje o producencie i produkcji

Dane producenta powinny być spójne we wszystkich dokumentach.

Przydatne informacje mogą obejmować:

• pełną nazwę prawną producenta;
• adres rejestrowy;
• adres zakładu produkcyjnego;
• informacje o dodatkowych miejscach produkcji, jeżeli mają znaczenie;
• informację, czy produkt jest produkowany seryjnie, czy dostarczany jako określona partia lub w ramach konkretnego projektu.

Model dostawy warto ustalić odpowiednio wcześnie.

Produkcja seryjna, określona partia i pojedyncza dostawa projektowa to różne sytuacje handlowe. Dlatego odpowiedni zakres dokumentacji i możliwą ścieżkę oceny zgodności należy sprawdzić przed przygotowaniem wniosku lub dokumentów wysyłkowych.

Informacje o wnioskodawcy i importerze

Producent spoza EAEU powinien również przekazać dostępne informacje dotyczące planowanej struktury dostawy.

Na etapie wstępnej oceny mogą to być:

• docelowy kraj lub kraje EAEU;
• dane importera, jeśli są już znane;
• dane planowanego wnioskodawcy, jeśli został określony;
• informacje o dystrybutorze lub odbiorcy projektu, jeśli mają znaczenie.

Jeżeli wnioskodawca lub lokalny partner nie został jeszcze wybrany, można po prostu wskazać to podczas weryfikacji.

Nie ma potrzeby wprowadzania tymczasowych danych firmy do dokumentacji technicznej, zanim struktura projektu zostanie ustalona.

Tabliczka znamionowa i etykieta produktu

Etykieta produktu jest jednym z najłatwiejszych dokumentów do przekazania, a jednocześnie jednym z najbardziej użytecznych przy wykrywaniu niespójności.

Dane na tabliczce znamionowej lub etykiecie można porównać z instrukcją, kartą danych i dostępnymi raportami pod kątem:

• nazwy producenta;
• oznaczenia produktu;
• numeru modelu;
• parametrów technicznych;
• numeru seryjnego lub oznaczenia partii;
• innych istotnych informacji o produkcie.

Częstym problemem praktycznym jest sytuacja, w której dokumentacja została przygotowana dla jednego oznaczenia modelu, natomiast na produkcyjnej tabliczce znamionowej zastosowano inne.

Nawet jeśli same dokumenty są autentyczne, dostarczany produkt powinien dać się jednoznacznie powiązać z zakresem dokumentacji zgodności.

Jeżeli jest to możliwe, projekt tabliczki znamionowej warto więc zweryfikować przed zatwierdzeniem końcowej grafiki i rozpoczęciem produkcji seryjnej.

Nie tłumacz całej dokumentacji technicznej zbyt wcześnie

Innym częstym źródłem niepotrzebnej pracy jest tłumaczenie wszystkich dokumentów technicznych przed ustaleniem ścieżki certyfikacji i rzeczywiście potrzebnego zakresu materiałów.

Lepsza kolejność działań to zazwyczaj:

1.  Zidentyfikowanie dokładnego produktu i zakresu modeli.

2.  Weryfikacja dostępnych dokumentów.

3.  Sprawdzenie, które dokumenty są istotne dla możliwej ścieżki EAC.

4.  Wskazanie brakujących lub niespójnych informacji.

5.  Przygotowanie, dostosowanie lub przetłumaczenie dokumentów, które rzeczywiście będą potrzebne.

Takie podejście ogranicza ryzyko poświęcania czasu na dokumenty, które mogą nie być potrzebne w konkretnym projekcie.

Typowe błędy w dokumentacji przed certyfikacją EAC

W dokumentacji producentów regularnie pojawiają się problemy, które utrudniają sprawną ocenę projektu:

• przekazanie wyłącznie materiałów handlowych zamiast danych technicznych;
• brak potwierdzonej końcowej listy modeli;
• różne oznaczenia modeli w instrukcji, na etykiecie i w raportach;
• raport z badań obejmuje tylko jeden wariant, podczas gdy planowana dostawa dotyczy kilku modeli;
• raport dotyczący komponentu jest traktowany jako dokument dla kompletnego produktu;
• zakłada się, że dokumenty CE, CB lub IEC automatycznie zastępują właściwą ścieżkę oceny zgodności;
• instrukcja dotyczy wcześniejszej wersji produktu;
• parametry techniczne różnią się pomiędzy dokumentami;
• nie ustalono, czy dostawa dotyczy produkcji seryjnej, partii czy konkretnego projektu;
• dane producenta, importera i wnioskodawcy są niespójne lub niepełne;
• zmiany w produkcie wprowadzone po badaniach nie zostały odzwierciedlone w dokumentacji.

Ryzyko handlowe nie sprowadza się wyłącznie do braku konkretnego dokumentu.

Poważniejszy problem pojawia się wtedy, gdy poszczególne dokumenty opisują różne wersje produktu. Jeżeli zostanie to wykryte zbyt późno, może być konieczne ponowne wyjaśnienie zakresu modeli, aktualizacja dokumentacji, zmiana oznakowania lub ponowna ocena zakresu badań już po ustaleniu harmonogramu dostawy.

Uporządkowana weryfikacja dokumentów przed certyfikacją

Wstępną weryfikację dokumentacji EAC można przeprowadzić według prostej kolejności:

1.  Zidentyfikować dokładny produkt, jego przeznaczenie i docelowy rynek EAEU.

2.  Potwierdzić dane producenta, zakres modeli i końcową konfigurację.

3.  Porównać karty danych, instrukcje, etykiety i dostępne dokumenty techniczne.

4.  Zweryfikować istniejące certyfikaty i raporty z badań.

5.  Sprawdzić, czy dostępne dokumenty i wyniki badań odnoszą się do rzeczywiście dostarczanego produktu.

6.  Wskazać brakujące, nieaktualne lub niespójne informacje.

7.  Określić możliwą ścieżkę oceny zgodności.

8.  Ustalić, czy może być potrzebne dostosowanie dokumentacji, dodatkowe materiały lub badania.

9.  W razie potrzeby skoordynować dalsze działania z odpowiednimi jednostkami certyfikującymi, laboratoriami lub innymi uczestnikami projektu.

10.  Przed wysyłką ponownie sprawdzić końcową listę modeli, identyfikację produktu i oznakowanie.

Takie podejście sprawia, że lista dokumentów pozostaje bezpośrednio związana z konkretnym projektem certyfikacyjnym, zamiast stawać się wyłącznie formalnym zestawem plików.

Co producent może przesłać do wstępnej weryfikacji

Producent nie musi posiadać kompletnej dokumentacji certyfikacyjnej, aby rozpocząć wstępną ocenę projektu.

Dobry pakiet początkowy zazwyczaj obejmuje:

• docelowy kraj lub kraje EAEU;
• opis produktu i jego przeznaczenie;
• kod HS, jeśli jest dostępny;
• listę modeli;
• kartę danych lub specyfikację techniczną;
• instrukcję użytkowania lub instalacji;
• zdjęcia produktu;
• projekt tabliczki znamionowej lub etykiety;
• istniejące certyfikaty lub deklaracje EAC;
• dostępne dokumenty CE, CB, IEC lub inne raporty z badań;
• odpowiednie rysunki lub schematy dla bardziej złożonych urządzeń;
• dane producenta i zakładu produkcyjnego;
• dane importera lub wnioskodawcy, jeśli są już znane;
• informację, czy dostawa dotyczy produkcji seryjnej, partii czy konkretnego projektu;
• przewidywany termin wysyłki lub realizacji projektu.

Brak części dokumentów nie uniemożliwia przeprowadzenia wstępnej weryfikacji.

Sama informacja o brakujących materiałach może pomóc ustalić, co należy przygotować przed przejściem projektu certyfikacyjnego do kolejnego etapu.

Jak SITIX wspiera weryfikację dokumentów do EAC

SITIX wspiera producentów, eksporterów, importerów i dystrybutorów poprzez analizę informacji o produkcie oraz dostępnej dokumentacji przed ostatecznym określeniem ścieżki certyfikacji.

Wsparcie może obejmować identyfikację produktu, weryfikację listy modeli i dostępnych certyfikatów, sprawdzenie spójności dokumentacji, wskazanie brakujących informacji oraz koordynację dalszych etapów certyfikacji lub badań z odpowiednimi jednostkami certyfikującymi, laboratoriami i partnerami, jeżeli jest to wymagane.

W przypadku producentów posiadających już dokumentację CE, CB, IEC lub inne materiały techniczne praktycznym pierwszym krokiem jest zwykle sprawdzenie, które z nich mogą być przydatne w projekcie EAC i co nadal wymaga wyjaśnienia, zamiast przygotowywania całego pakietu dokumentów od początku.

Planujesz certyfikację EAC?

Prześlij opis produktu, docelowy rynek EAEU, kod HS, jeśli jest dostępny, listę modeli, kartę danych, instrukcję, zdjęcia tabliczki znamionowej oraz dostępne certyfikaty lub raporty z badań. SITIX może zweryfikować dokumentację, wskazać braki i pomóc określić kolejne kroki przed rozpoczęciem certyfikacji lub wysyłką.